Der digitale Wandel bestimmt nicht nur zunehmend unser Privatleben, auch die Geschäftswelt verändert sich rasant. Hierfür sorgt nicht zuletzt der Gesetzgeber, welcher mit der E-Rechnungspflicht ab 2025 eine schrittweise Digitalisierung des unbaren Zahlungsverkehrs fordert. Viele Unternehmen stellt dies vor große Herausforderungen.

E-Rechnungspflicht: Was Sie wissen sollten

Ab 01. Januar 2025 gilt eine E-Rechnungspflicht für inländische unternehmerische Rechnungsempfänger. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten. Die elektronische Rechnungsstellung bedarf dabei nicht mehr der Zustimmung des Rechnungsempfängers. Ausnahmen gelten für Kleinbetragsrechnungen und bestimmte steuerfreie Umsätze.

Was ist eine E-Rechnung?

In Art. 23 des Wachstumschancen-Gesetzes wird der Begriff „elektronische Rechnung“ neu definiert. Zusätzlich wird zwischen elektronischen und sonstigen Rechnungen unterschieden.

a) Elektronische Rechnung:

• wird in einem strukturierten elektronischen Format (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) ausgestellt, übermittelt und empfangen
• ermöglicht eine elektronische Verarbeitung
• entspricht der CEN-Norm 16931

b) Sonstige Rechnungen:

• papiergebundene Rechnungen
• andere elektronische Formate (z. B. per E-Mail versandte PDFs)

Was ändert sich für Unternehmen?

Das Wachstumschancen-Gesetz sieht eine schrittweise Einführung der neuen Regelungen vor. Zunächst sind Sie als inländischer Unternehmer ab 01. Januar 2025 lediglich verpflichtet, E-Rechnungen gemäß CEN-Norm empfangen und verarbeiten zu können. Ausgenommen hiervon sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR wie sie z. B. in der Systemgastronomie anfallen. Ab den Jahren 2027 bzw. 2028 werden jedoch auch die Rechnungsstellung sowie die Übermittlung von Rechnungen in elektronischer Form verpflichtend. Dies gilt mit wenigen Ausnahmen für die meisten Unternehmen und Geschäftsvorfälle.

Ventribo – Verleihsoftware mit Zukunft

Die elektronische Übermittlung allein erfüllt noch nicht die Vorgaben der E-Rechnungspflicht. Die gesetzliche Regelung erfordert darüber hinaus ein strukturiertes elektronisches Format, welches der europäischen Norm CEN 16931 entspricht. Hierfür bedarf es einer zukunftsfähigen Softwarelösung, die ein solches Format integrieren kann. Wenn Sie für die Rechnungsstellung bisher bereits Ventribo verwendet haben, können Sie sich an dieser Stelle entspannt zurücklehnen. Mit den Formaten XRechnung und ZUGFeRD erfüllt Ventribo alle gesetzlichen Vorgaben für elektronische Rechnungen. Sie können Ihre Rechnungen auch in 2025 wie gehabt in Ventribo erstellen und per E-Mail versenden. Sollten Sie bzw. Ihr Steuerberater hinsichtlich der neuen Regelungen Änderungsbedarf an den Belegen feststellen, so lassen sich die Ausdrucke selbstverständlich an Ihre Vorgaben anpassen.

Welches elektronische Format kann ich verwenden?

In Ventribo können Sie zwischen den Formaten ZUGFeRD und XRechnung wählen.

Das Format ZUGFeRD wird in Ventribo als Standardformat verwendet. Es wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, unterstützt die Syntax CII und bettet maschinenlesbare strukturierte Daten in menschenlesbare PDF-Dateien ein. Das PDF dient sozusagen als Verpackung für die eingebettete digitale Rechnung. Für Sie bzw. Ihre Kunden ändert sich durch eine Umstellung auf das neue Rechnungsformat ZUGFeRD im Grunde nichts. Der Kunde erhält die Rechnung weiterhin als PDF, welches lediglich einen kleinen zusätzlichen Datenanteil enthält. Dieser ist nur relevant, wenn die Rechnung elektronisch verarbeitet werden soll. Ansonsten kann das PDF wie gehabt verarbeitet, gespeichert oder gedruckt werden.

Zusätzlich können Sie in Ventribo das Format XRechnung verwenden. Das semantische Datenmodell wird in Deutschland insbesondere im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern eingesetzt. Für das Format XRechnung nutzt Ventribo die Syntax CII (Cross Industry Invoice).

Vorteile der E-Rechnung

Die elektronische Rechnungsstellung bietet mehrere Vorteile:

• Zeitersparnis: Die automatische Datenerfassung spart Zeit und Kosten
• Umweltfreundlichkeit: Reduzierter Papierverbrauch schont die Umwelt
• Fehlerreduzierung: Durch die digitale Verarbeitung werden Fehler bei der Rechnungsstellung schneller erkannt

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die E-Rechnungspflicht für viele Unternehmen eine Hürde darstellt. Doch bei genauerer Betrachtung ist die Umsetzung der gesetzlichen Änderungen ein Leichtes – mit Ventribo sind Sie für den digitalen Wandel gerüstet und verfügen über eine zukunftsfähige Software, welche die Vorgaben für elektronische Rechnungen schon heute erfüllt. Nicht zuletzt trägt die Digitalisierung dazu bei, Ihre Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu gestalten.

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